Siklus Hidup Proyek

Berbicara Manajemen Proyek sebenarnya susah-susah gampang, tergantung besar kecilnya proyek, banyaknya sumber daya yang digunakan, semakin besar proyek maka kita harus dapat membagi wewenang yang seharusnya kita lakukan dengan bawahan kita, tidak perlu panjang lebar karena saya disini hanya akan menerangkan langkah-langkahnya saja, untuk menghemat waktu mari kita langsung ke inti.

Pada sebuah siklus hidup proyek terdapat 4 fase yaitu inisiasi, perencanaan, pelaksanaan dan penutupan. Pada tahap inisiasi proyek terdapat 6 tahap untuk diselesaikan sebelum melangkah ke tahap perencanaan, yang pertama yaitu pendefinisian kasus bisnis yang dikembangkan, dimana kita dapat mencari definisi pengembangan secara terperinci, menganalisa solusi potensial yang tersedia, dari tiap-tiap solusi tersebut kita dokumentasikan potensi keuntungan, biaya, resiko dan isu-isu, solusi yang direkomendasikan dan implementasi umum.

Setelah tahap pengembangan kasus bisnis kita dokumentasikan secara detail, maka langkah kedua adalah melakukan studi kelayakan pada proyek tersebut, pada setiap bagian pengembangan kasus bisnis, hal ini dilakukan untuk melakukan penelitian seperti apakah perkiraan biaya sangat masuk akal atau cukup untuk membiayai proyek tersebut selesai, apakah solusi yang ada dapat tercapai, apakah resiko yang ada dapat dihindari.

Tahap studi kelayakan telah selesai, semua solusi telah disetujui dan pendanaan telah dialokasikan maka sebuah proyek telah dimulai, langkah ketiga yaitu membuat project charter dimana pendifinisian visi, obyektif, jangkauan dan penyampaian untuk proyek tersebut. Pada langkah ini juga kita harus membuat struktur organisasi, peran dan tanggung jawab, dan meringkas rencana aktifitas, sumber daya dan pendanaan yang dibutuhkan untuk memulai proyek. Akhirnya setiap resiko, isu, asumsi perencanaan dan hambatan telah terdaftar dan terdokumentasi dengan baik.

Project charter telah selesai dibuat, saatnya melangkah ke langkah keempat yaitu menentukan tim proyek, pada tahap ini cakupan dari proyek telah didefinisikan secara terperinci dan tim proyek telah siap untuk ditentukan. Walaupun Manajer Proyek dapat ditentukan pada setiap tahap pada proyek, Manajer Proyek perlu ditentukan prioritasnya pada pembentukan tim proyek. Manajer Proyek mendokumentasikan deskripsi pekerjaan secara terperinci untuk setiap peran pada proyek dan menunjuk sumber daya manusia ke setiap peran berdasarkan pada keahlian dan pengalaman yang bersangkutan. Pada saat tim telah memenuhi sumber daya yang sesuai maka kantor proyek telah siap untuk dibuat.

Mempersiapkan kantor proyek merupakan langkah kelima dari fase inisiasi proyek, kantor proyek adalah lingkungan fisik dimana tim proyek akan berbasis. Walaupun biasanya hanya memiliki satu kantor proyek pusat, memungkinkan juga untuk memiliki lingkungan kantor proyek maya dengan anggota tim proyek di berbagai lokasi diseluruh dunia. Tanpa menghiraukan lokasi, sebuah lingkungan kantor proyek yang berhasil akan terdiri dari komponen seperti lokasi baik fisik ataupun maya, fasilitas komunikasi seperti telpon, jaringan komputer, email, akses internet, penyimpanan file, penyimpanan basis data dan perlengkapan backup, serta peralatan untuk akunting, perencanaan proyek dan permodelan resiko.

Langkah keenam dalam inisiasi proyek yaitu melakukan peninjauan tahap yang telah dilakukan, hal ini pada dasarnya merupakan sebuah pemeriksaan untuk memastikan bahwa proyek telah mencapai pernyataan obyektif sesuai dengan yang direncanakan.
sumber: http://rachmat-hidayat.web.id/

TAHAP KONSEPSI

  • Inisiasi Proyek
    • Dari Owner atau tawaran dari pihak luar, mis : Konsultan
    • Dimulai dgn ditemukannya masalah, kesempatan, atau kebutuhan user
  • Kelayakan Proyek
    • Proses investigasi thd masalah dan mengembangkan solusi secara detail, apakah penyelesaian masalah cukup menguntungkan secara ekonomis dan bermanfaat
    • Apa yg diperlukan, kapan, pihak yang terkait, dll
    • Jika perlu, gunakan pihak ketiga, ex : konsultan, kontraktor,developer
  • Permintaan Proposal
    • Dikirim ke pihak luar (terdaftar peserta lelang/Bidders List)
    • Penyebaran RFP (Request for Proposal)
    • RFP : Tujuan Proyek, Lingkup Proyek, spesifikasi performansi, batasan ongkos, jadwal, kebutuhan data, jenis kontrak yang diinginka
  • Proposal Proyek
    • Surat Pengantar – Meyakinkan user bahwa proposal perlu dipertimbangkan, kualifikasi, pengalaman, minat kontraktor, contact perso
    • Ringkasan Eksekutif (Executive Summary) – deskripsi singkat proyek, tujuan, kebutuhan keseluruhan, hambatan dan area masalah. à Penting à menentukan apakah user akan memeriksa proposal /tidak
    • Bagian Teknis – Lingkup pekerjaan, pendekatan yang digunakan, detail
    • Manfaat/keuntungan – manfaat yang akan diperoleh user
    • Jadwal – Jadwal dan tahapan pengerjaan dan kapan hasil proyek diserahkan
    • Bagian Keuangan – Penjelasan Biaya langsung, biaya tidak langsung sesuai dengan tenaga kerja dan bahan yang digunakan. Sistem kontrak dan pembayaran include di bagian ini
    • Bagian Legal – Masalah/perubahan yang akan muncul, ex : prosedur perubahan lingkup proyek, dan penghentian proyek
    • Kualifikasi Manajemen – Latar Belakang organisasi kontraktor, pengalaman pekerjaan, prestasi, situasi keuangan, susunan tim, orang2 kunci dalam organisasi
  • Pemilihan Proposal
    • Syarat Administrasi
      • Aspek Hukum
      • Bidang Pekerjaan
      • Aspek Finansial
    • Personil
    • Metodologi/ Teknis
    • Performansi/Kualitas
    • Harga
    • Jadwal
  • Negoisasi Kontrak
    • Transaksional yang kompleks, dan memakan waktu dalam hal waktu, jadwal, biaya, dan performansi
    • Tergantung Bargaining position kedua belah pihak
    • USER :
      • Persyaratan yang menguntungkan, penekanan harga, mencegah pembatasan ruang gerak user, sistem penalti
      • Detail aspek teknis pekerjaan, Informasi ttg calon kontaktor (brosur,laporan,info dari klien lain) , sejarah,pengalaman,kondisi dan strategi
    • Calon Kontraktor : Mengurangi Resiko, mengurangi resiko, menekan biaya, usulan untuk deviasi pekerjaan, insentif

TAHAP PERENCANAAN

  • Dikerjakan tim dengan seorang manajer proyek à memastikan kebutuhan user cukup wajar dan jelas
  • Memenuhi kebutuhan user
  • Memenuhi kebutuhan proyek
    • Jadwal Pekerjaan
    • Anggaran dan sistem Pengendalian Biaya
    • Work Breakdown Stucture secara Rinci
    • Bagian-bagian yang beresiko tinggi dan cukup sulit dan rencana ttg pengatasan kemungkinan yang akan muncul
    • Rencana Sumberdaya Manusia dan pemakaian SD lain
    • Rencana Pengujian Hasil Proyek
    • Rencana Dokumentasi
    • Rencana Peninjauan Pekerjaan
    • Rencana pelaksanaan hasil proyek

TAHAP EKSEKUSI

  • Desain
    • Gambar, Maket, Diagram atau Skema secara detail
  • Pengadaan
    • Pengadaan Fasilitas-fasilitas pendukung, baik material inti maupun material pendukung
  • Produksi/ Development
    • Pelaksanaan product development
    • Pengawasan, pengendalian SD, motivasi para pekerja, dan laporan kemajuan thd user
  • Implementasi
    • Pengujian dan penyerahan produk apakah sesuai dengan keinginan dan TOR (Term of Reference) pekerjaan
    • Adanya Training utk USER

TAHAP OPERASI

  • Tahap pengoperasian hasil dari pekerjaan kontaktor/developer setelah dilakukan serah terima pekerjaan
  • Adanya masa maintanance dari pihak kontraktor dengan user – tergantung yang disebutkan dlm klausul kontrak
  • Jika terjadi perubahan lingkungan, ex : perkembangan teknologi, maka bisa dilakukan kerjasama baru dengan pihak developer sebelumnya atau dengan partner baru

JENIS KONTRAK

  • KONTRAK adalah persetujuan dua belah pihak, pihak yang satu (Kontraktor) berjanji utk mengerjakan suatu jasa, dan pihak yang lain (Klien/user) berjanji utk mengerjakan sesuatu sebagai imbalan atau pembayaran
  • Jenis Kontrak :
    • Harga Tetap / fixed price
    • Harga Berubah / reimbursement

HARGA TETAP

  • Harga Tetap
    • Tidak ada Toleransi thd kemungkinan perubahan harga material atau tenaga kerja
    • Klien tidak bisa meminta perubahan thd apa yg tertera dalam kontrak
    • Cocok dengan proyek yang dalam dokumen lelang yang detail pekerjaan sudah lengkap
  • Harga Tetap dengan penyesuaian
    • Jika terjadi perubahan harga material, tenaga kerja atau overhead
    • Kontraktor lebih diuntungkan dengan kontrak jenis ini
    • Biasanya untuk sebuah kontrak kerjasama jangka panjang
  • Harga Tetap dengan insentif fee
    • Mengurangi kerugian di pihak klien, karena ada profit tambahan jika kontaktor dapat menurunkan biaya dan meningkatkan efisiensi
    • Harus dinegoisasikan harga maksimum dan profit maksimum
    • Jika terjadi pembengkakan biaya, maka kontaktor harus berusaha untuk menurunkannya, agar profit minimum bisa dicapai
    • Jika terjadi pembengkakan biaya, maka ada prosentase rasio pembebanan biaya, ex : 70/30 (30% ditanggung kontraktor, 70% oleh user)
    • Kontrak jenis ini, cocok utk proyek berskala besar dan jangka waktu lama

HARGA BERUBAH

  • Harga Berubah :
    • Cocok utk proyek R&D – biaya sulit diestimasi
    • Kontraktor melakukan pekerjaan terlebih dahulu, baru biaya ditentukan kemudian
  • Variasi Harga Berubah :
    • Biaya Plus fee Tetap
    • Biaya plus fee insentif
  • Biaya Plus fee Tetap
    • Berapapun biaya yang dikeluarin, nilai fee thd kontaktor tetap
    • Kontraktor tidak perlu memikirkan biaya yang dikeluarkan dan waktu
    • Cocok untuk pekerjaan yang berbasis penelitian dan pengembangan dimana target pekerjaan belum pasti dan masih umum
  • Biaya plus fee insentif
    • Kompromi bila kontraktor tidak menghendaki biaya tetap dan klien tidak menginginkan kontrak biaya plus fee tetap
    • Fee berdasarkan prosentase pada biaya aktual yang dikeluarkan – Cost sharing Ratio
    • Didalam kontrak disebutkan biaya target, fee maksimum dan minimum
    • Fee maksimum kontraktor tidak terbatas, tapi minimumnya bisa nol atau negatif
About these ads

~ oleh rockyeah pada Oktober 5, 2010.

Berikan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
Ikuti

Get every new post delivered to your Inbox.

%d blogger menyukai ini: